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Projekte erfolgreich führen.
Euphorisch von A bis Z.
Viele Firmen bekommen ihre Vorhaben nicht so in den Griff, wie sie es möchten. Vielfach wird ein Projekt euphorisch gestartet und verläuft nach wenigen Monaten im Sand.
"Wie kann ich meine Vorhaben zum Erfolg führen? Wie kann ich andere Menschen verstehen und in meinem Sinne motivieren und lenken?" Hier hilft ein professionelles Projektmanagement. Dabei sind folge Punkte zu beachten:
1. Zielsetzungen
Hergeleitet aus den übergeordneten Unternehmenszielen wie zufriedene Kunden, Erreichen oder Verbessern des finanziellen Projektergebnisses und Begrenzung der Risiken, lassen sich folgende projektbezogenen sachlichen, terminlichen und finanziellen/kommerziellen Ziele herleiten:
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Optimieren der Projektprozesse |
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Reduktion der Durchlaufzeiten |
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Erhöhen der Effizienz und damit der Wirtschaftlichkeit
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Bewältigung der Projektrisiken und Wahrnehmung von Projektchancen |
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Rasches Reagieren auf drohende oder eingetretene Planabweichungen |
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Straffe Führung des Projektes unter Wahrung der übergeordneten Interessen |
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Ausgeprägte kundenorientierte Haltung |
Ein Projektmanagement trägt somit wesentlich zur Sicherung und Verbesserung des Projektergebnisses bei und leistet damit einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg.
2. Projektstruktur
Mit der Strukturierung und Abgrenzung der Lieferungen und Leistungen wird die Gesamtaufgabe in überschaubare, klar abgrenzbare und damit delegierbare Teilaufgaben zerlegt. Die Strukturierungsarbeit stellt einen ersten fundamentalen Schritt der Projektplanung dar. Dabei werden die Produktstruktur mit der Ablaufstruktur zur Projektstruktur verbunden.
Basierend auf der Projektstruktur wird eine grobe Zuteilung der Verantwortlichkeiten für die einzelnen Aufgabenpakete vorgenommen. Diese sind am besten mit Leistungsvereinbarungen abzusichern. Hier hat sich auch eine Prämienvereinbarung im Erfolgsfalle bewährt.
3. Projektplanung
Die Planung, Überwachung und Steuerung von Terminen gehören zu den zentralen Aufgaben im Projektmanagement. Dabei ist es wichtig eine Kapazitäts-/Belastungsplanung durchzuführen. Die wichtigsten Aufgaben sind dabei:
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die Liefer-/Leistungsstrukturierung (Projektstrukturplan) |
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die Zuteilung der Aufgaben, Lieferungen und Leistungen |
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Festlegen der Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten (Ablaufplanung) |
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Ermittlung der verfügbaren Bearbeitungskapazitäten |
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Zeit- und Aufwand Abschätzungen |
Die grosse Kunst besteht darin, für die einzelnen Projektphasen genügend Zeit einzuplanen und trotzdem den Endtermin einzuhalten.
Wenn du einen Plan machst, dann lege den Plan so an, dass
selbst dann, wenn Fehler passieren, dein Plan noch immer aufgeht;
dass trotz Fehlern, wenn sie vorkommen, das Ziel der Planung
noch immer erreicht wird !
General N. Schwarzkopf
4. Projektüberwachung und Projektsteuerung
Der Projektfortschritt muss laufend erfasst und mit geplanten Termin-, Kosten- und Sachzielen verglichen werden. Von grosser Bedeutung ist die frühzeitige Erkennung von Veränderungen und Abweichungen, um möglichst schnell geeignete Massnahmen einzuleiten.
Tools:
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5. Projektorganisation
Mit der Projektorganisation wird festgelegt, durch wen und in welcher Form die einzelnen Projektaufgaben wahrgenommen werden. Dabei werden sinnvollerweise die Aufgaben der bestehenden Linienorganisation der Projektorganisation zugeordnet.
Die Projektorganisation nimmt dabei primär die Planung, Überwachung und Steuerung aller Projektaktivitäten wahr.
Die Linienorganisation ist für die Abwicklung verantwortlich. Grösse und Aufbau der Projektorganisation wird durch das jeweilige Projekt bestimmt.
Der Projektleiter nimmt in jedem Fall im Projekt eine Schlüsselfunktion wahr und trägt die Hauptverantwortung für den Erfolg des Projektes.
Das Projekt ist ein Unternehmen auf Zeit. Meistens muss dies heute flexibel aufgebaut werden. Im Laufe der Zeit verändern sich die Aufgaben und somit auch die Organisation.
Durch eine Virtualisierung der Organisation, das heisst Mitarbeitende aus der Linie herauslösen und bei einer anderen für die Projektdauer direkt eingliedern, lassen
sich grosse Kosten sparen.
Wenn dies erreicht wird, haben Sie ein modernes Projektmanagement aufgebaut.
Ein sorglos geplantes Projekt dauert viermal so lange als erwartet. Ein sorgfältig geplantes Projekt nur zweimal so lange.
(Murphy's Gesetz)
6. Zusammenfassung
Mit dem Projektmanagement steht oder fällt das Projekt. Durch ein gezieltes Strukturieren und Planen können Abweichungen frühzeitig erkannt werden.
Der Projektleiter übernimmt eine grosse Verantwortung. Vielfach macht ein guter Fachspezialist die Projektarbeit als Anhängsel nebenbei. Nur durch ein professionelles Projektmanagement werden Projekte zum Erfolg geführt.
Eine Schulung oder ein Coaching der Projektleiter oder das Zuziehen eines externen Projektleiters können sehr viel bewirken.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
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