In 200 Tagen zum Zertifikat.
Ein Erfahrungsbericht.

Die Einführung des Managementsystems für Qualität (ISO9000ff) hat für viele Führungskräfte eine nicht planbare Dimension. Wie man mit den neusten Werkzeugen ein firmenspezifisches, prozessorientiertes Managementsystem für eine KMU in nur 200 Tagen aufbauen und zertifizieren kann, zeigt dieser Fachaufsatz. Hier wurden die Erfahrungen eines Beraters bei mehreren Firmen aus unterschiedlichen Branchen und die Durchführung von über 100 internen Qualitätssystem-Audits zu einem Projektkonzept verarbeitet. Dieses Konzept kann angewandt werden durch Unternehmen, die Produkte entwickeln, herstellen, vertreiben oder Dienstleitungen erbringen, sei es im technischen oder sozialen Bereich. Die praktische Umsetzung hat die Machbarkeit des hier beschriebenen Konzeptes bestätigt.

1. Ihre Bedürfnisse:
Zufriedenheit der Kunden

Die Einführung eines auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenen prozessorientierten Managementsystems bringt intern folgende Vorteile:
effizientere Arbeitsweisen durch optimierte Prozesse
Kundenorientierung
aller Mitarbeiter durch Transparenz der Geschäftsprozesse
verbesserte Qualität der Produkte und Dienstleistungen

Nach aussen bringt Ihnen das eingeführte und gegebenenfalls zertifizierte Managementsystem auch Wettbewerbsvorteile:
Vertrauen der Kunden in Ihr Unternehmen und damit in dessen Produkte und Dienstleistungen
Ausgewiesener Leistungsnachweis für die kundenorientierte Auftragsabwicklung

Anmerkung:
Viele Unternehmen haben bereits ein Managementsystem aufgebaut und sind zertifiziert. Man wird sich also nur noch in Ausnahmefällen von den Mitbewerbern abheben, auch wenn man ein Managementsystem eingeführt hat.

Gerade deshalb lohnt sich dessen Einführung! Das Managementsystem hilft, damit man sich im Markt behauptet und stetig verbessern kann.

2. Ihre Zielsetzung:

Zertifiziertes Managementsystem
Sie als Geschäftsführer haben den festen Willen, der auch von der Geschäftsleitung und vom Kader getragen wird, ein modernes, prozessorientiertes Managementsystem aufzubauen und zu unterhalten.
Sie wollen von hierarchischen zu teamorientierten Führungsstrukturen übergehen.
Sie wollen eine optimierte, wirtschaftliche Einführung des neuen Managementsystems.
Sie wollen und sind bereit, in Manpower und Mittel zu investieren.

3. Ihre Ergebnisse nach der Einführung

Sie haben
Ihre internen Prozesse erkannt und in einer ersten Phase optimiert.
alle Mitarbeitenden bezüglich der neuen Prozessbeherrschung geschult.
die Prozesse in einem massgeschneiderten, schlanken und prozessorientierten Management-Handbuch dokumentiert.
Ihre Firma zertifizierungsreif gemacht.
die Basis geschaffen, um Ihr Unternehmen systematisch weiter zu entwickeln.

4. Die Wege zum Ziel:

Der Weg ist das Ziel!
Es hat sich gezeigt, dass es sich für die Einführung des Managementsystems lohnt, einen erfahrenen Berater beizuziehen.

Dadurch ersparen Sie sich in der Regel Fehlleistungen in Form von Geld und Zeit, weil der Berater die falschen Wege und Barrieren bereits kennt und durch konzeptionelles Vorgehen vermeidet.

Phasen der Einführung und Ergebnisse:

* Initialisierung 10 Tage
– Schlüsselpersonen kennen
– die Zielrichtung
– Projektteam gebildet
* Konzeptionierung 20 Tage
– individueller Projektplan
– gemeinsam verabschiedetes Firmenleitbild
– Zielsetzungen:
– identifizierte Hauptprozesse
– informierte Mitarbeiter
* Realisierung 100 Tage
– optimierte Prozesse
– abgesprochene Schnittstellen
– engagierte Prozessverantwortliche
– geeignete Hilfsmittel festgelegt
– reviewtes, freigegebenes Managementhandbuch
– individuelles Schulungskonzept
– informierte Mitarbeiter
* Implementierung 30 Tage
– durchgeführte Schulung
– interne Systemaudits
– erkannte Verbesserungspotentiale
* Konsolidierung 30 Tage
– gelebtes Managementsystem
– realisierte Verbesserungspotentiale
– vorbereitete Zertifizierung

5. Wichtige Randbedingungen zur Zielerreichung

Um die gesteckten Ziele zu erreichen, muss betriebsintern genügend Manpower zur Verfügung gestellt werden. Das oberste Kader muss in vorbildlicher Weise durch Vor- und Mitmachen das Projekt tragen. Wenn man so die Mitarbeitenden frühzeitig mit ins Projekt einbezieht, sind die sicherlich sehr ehrgeizigen Ziele termingerecht zu erreichen.

6. 200 Tage .. und was dann?

Dann geht es erst richtig los!

Alle Mitarbeitenden sind auf ihrem Gebiet Prozessexperten. Sie kennen ihre Prozesse genau. Mit diesem Wissen hat man die Voraussetzungen geschaffen, um erfolgreich sein Geschäft zu betreiben. Alle Geschäftsprozesse, welche in ihrer Gesamtheit zusammen mit allen Mitarbeitenden das Managementsystem darstellen, müssen unterhalten und weiterentwickelt werden.

Durch ein effizientes Management wird man eines Tages zu den Klassenbesten gehören. Lassen Sie sich dazu Zeit, aber arbeiten Sie kontinuierlich daran. Ein Spitzensportler erreicht seine Höchstleistung auch erst nach jahrelangem Training.

Ihre Kunden werden diese Investitionen sicher honorieren. Sie haben Ihr Unternehmen auf den Zeitgeist des Marktes vorbereitet: Immer schneller und immer besser. Nur so erreichen Sie eine kontinuierliche Produktivitätssteigerung.

7. Schlussbetrachtung

Unsere Mitarbeitenden sind unser wichtigstes Kapital. Sie sezten die Kundenwünsche um, sie entwickeln und stellen die Produkte her und sind somit der wichtigste Faktor zur Erreichung der Kundenzufriedenheit. Darum müssen wir nicht nur immer in neue "Maschinen" investieren sondern vor allem in die Mitarbeitenden. Erarbeiten Sie ein prozessorientiertes Managementsystem. Damit schaffen Sie die Strukturen und die Voraussetzungen, damit die Mitarbeitenden sich entfalten können.

Falls Sie Anregungen, Fragen oder Kritik zu diesem Beitrag haben oder die detaillierteren Ausführungen als Sonderdruck haben wollen, wenden Sie sich bitte an den Autor. Wolfgang Machill.

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