...und wer erstellt das Handbuch?
– ein beiSPIEL aus der Praxis

Der Qualitätsleiter einer Firma wurde frühzeitig pensioniert. Erst nach 2 Monaten wird diese Stelle wieder besetzt. Dabei hat der neue Q-Leiter keine Chance, dass er eingearbeitet wird und eine geordnete Aktenübergabe stattfinden kann. In der Agenda sieht er die Notiz, dass in 2 Monaten das Wiederholaudit mit der Zertifizierungsstelle stattfindet. Ausserdem merkt er, dass das Q-Handbuch seit 3 Jahren nicht aktualisiert worden ist.

Der Geschäftsführer und der neue Q-Leiter ziehen den MST-Berater zur Problemlösung bei.

Was soll der MST-Berater empfehlen?

a) Der frühpensionierte Q-Leiter wird zurückgeholt, damit er seine eigentliche Arbeit noch ordentlich abschliessen kann. Dies, weil er die Firma immer noch am besten kennt und so das Handbuch in kürzester Zeit erstellt werden kann.
b) Die Firma beantragt bei der Zertifizierungsstelle eine Terminaufschub um 3 Monate. Der MST-Berater stellt das vorkonfigurierte Softwaretool AENEIS zur prozessorientierten Darlegung des Managementsystem zur Verfügung. Mit diesem Tool können alle Beteiligten parallel die Prozesse abbilden und dann das Q-Handbuch prozessorientiert nach ISO 9001:2000 ausdrucken.
c) Der neue Q-Leiter setzt sich mit einem kleinen Team zusammen und überarbeitet das Q-Handbuch. Dies bedeutet für den neuen Q-Leiter und das Team, dass sie fast 2 Monate für diese Aufgabe absorbiert sind.

Hinweis: Dieses Beispiel ist fiktiv. Übereinstimmungen mit bestehenden Firmen, Organisationen und lebenden oder verstorbenen Personen wären rein zufällig.

Lösung:
a) Der frühpensionierte Q-Leiter wird zurückgeholt, damit er seine eigentliche Arbeit noch ordentlich abschliessen kann. Dies, weil er die Firma immer noch am besten kennt und so das Handbuch in kürzester Zeit erstellt werden kann.
b) Die Firma beantragt bei der Zertifizierungsstelle eine Terminaufschub um 3 Monate. Der MST-Berater stellt das vorkonfigurierte Softwaretool AENEIS zur prozessorientierten Darlegung des Managementsystem zur Verfügung. Mit diesem Tool können alle Beteiligten parallel die Prozesse abbilden und dann das Q-Handbuch prozessorientiert nach ISO 9001:2000 ausdrucken.
c) Der neue Q-Leiter setzt sich mit einem kleinen Team zusammen und überarbeitet das Q-Handbuch. Dies bedeutet für den neuen Q-Leiter und das Team, dass sie fast 2 Monate für diese Aufgabe absorbiert sind.

Die Lösungen a) und c) sind, zumal unter Zeitdruck, Flickwerk. Ausserdem wird der nachträgliche Aufwand zur Umstellung auf die neue ISO 9001:2000 ausser Acht gelassen.

Der MST-Berater schlug die Lösung b) vor: Sicher, diese Lösung ist auf den ersten Blick aufwändig, weil ein neues Management-Handbuch entstehen wird und die Zertifizierungsstelle mit dem Terminaufschub einverstanden sein muss. Doch ist sie zukunftsorientiert und durch das Qualitätsmotto: "Mach es doch beim ersten Mal richtig" geprägt.

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